Die Umstellung auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren ist ab Februar 2014 obligatorisch. Im Unterschied zum alten „Bankeinzug“ schreibt der SEPA-Standard ein sogenanntes Mandat vor. Dieses müssen sowohl Endverbraucher als auch Unternehmen in Schriftform erteilen. Das SEPA-Mandat macht Lastschriften nach dem neuen Standard komplizierter, aber auch nachvollziehbarer.
Februar 2014: Europaweites Ende nationaler Lastschriftverfahren
Inhalt
Das neue SEPA-Lastschriftverfahren ist für Unternehmen und Endverbraucher unterschiedlich geregelt. Endverbraucher nutzen das sogenannte SEPA Core Direct Debit für Privatkunden und können wie bisher einer bereits abgebuchten Lastschrift widersprechen. Unternehmen ist dies nicht möglich – sie nutzen den B2B-Standard der SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Business to Business Direct Debit).
Das SEPA-Mandat bedarf der Schriftform:
Ob Endverbraucher oder Unternehmen: Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal des neuen SEPA-Lastschriftverfahrens vom alten ELV ist das zwingend notwendige schriftliche Mandat. Konnten bisher Einzugsermächtigungen noch telefonisch oder per Mail erteilt werden, ist für den neuen SEPA-Standard die Schriftform auf Papier zwingend vorgeschrieben. Der Mandatsgeber muss also ein Formular auszudrucken, unterschreiben und per Post an den Dienstleister bzw. Lieferanten senden.
Erhöhter Aufwand für Unternehmen
Durch das SEPA-Mandat entsteht Unternehmen zunächst erheblicher Aufwand:
– eine Gläubiger-ID muss beantragt werden
– eine Mandatsreferenz muss für jedes Mandat erstellt werden
– alte Einzugsermächtigungen müssen umgewandelt werden
– die Original-Mandate müssen aufbewahrt und gegebenenfalls erneuert werden
SEPA-Mandate müssen strengen formalen Formvorschriften genügen. Ein gültiges SEPA-Mandat enthält zwingend eine so genannte Gläubiger-ID und eine so genannte Mandatsreferenz. Ein Unternehmen, das Zahlungen per SEPA-Lastschriftverfahren empfangen will, muss rechtzeitig eine Gläubiger-ID beantragen. Die Gläubiger-ID hat 18 Stellen und wird von der Bundesbank vergeben. Ohne Gläubiger-ID kann ein Unternehmen kein Mandat für eine SEPA-Lastschrift entgegennehmen.
Die Mandatsreferenz im SEPA-Mandat wird vom Unternehmen individuell für jedes Mandat vergeben. Wie pro Kunde und Auftrag eine eindeutige Nummer erzeugt werden soll, ist ein Problem der unternehmensinternen IT, das ebenfalls früh genug gelöst werden muss. Für Unternehmen hat das neue System nach anfänglichem Mehraufwand immerhin den Vorteil, dass Zahlungen leichter nachvollziehbar werden, obwohl das SEPA-Lastschriftverfahren im Gegensatz zur SEPA-Überweisung beleglos funktioniert.
Ab Februar 2014 müssen alle alten Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriften nach dem neuen Standard umgewandelt sein. Der Lastschriftempfänger muss seine Kunden bis dahin schriftlich über die Umwandlung der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat unterrichtet und dem Kunden dabei seine Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz mitgeteilt haben.
Für alle neuen SEPA-Mandate gilt: Der Zahlungsempfänger einer SEPA-Lastschrift ist verpflichtet, das Original-Mandat mindestens 14 Monate lang aufzubewahren. Die Vorschriften sehen darüber hinaus vor, dass das Mandat 36 Monate nach der letzten Zahlung auf Basis eines Mandats verfällt. In diesem Fall muss seitens des Konsumenten oder des Unternehmens ein neues schriftliches Mandat an den Lieferanten erteilt werden.
Mehr Sicherheit für den Konsumenten
Für den Verbraucher bringt das neue SEPA-Mandat kaum Mehraufwand, aber mehr Sicherheit. Nach dem alten Bankeinzugsverfahren konnten erhebliche Summen von jedermann abgebucht werden, der im Besitz der Kontodaten war. Missbrauch durch Telefonverkäufer, die alten Menschen per Telefon Einzugsermächtigungen abschwatzen – etwa für Spendengelder für dubiose Organisationen oder vermeintliche Dienstleistungen – gehören beim neuen SEPA-Standard der Vergangenheit an.
Nachteile für den Online-Handel und Fernseh-Spendenaufrufe
Im Online-Handel wird eine Bezahlung „per Bankeinzug“ wohl zurückgehen – der Kunde wird den Aufwand, ein SEPA-Mandat zu erteilen, wohl durch Verwendung anderer Zahlungsmethoden zu umgehen suchen. Fernseh-Spendenaufrufe, bei denen bisher telefonisch Kontonummer und Spendenbetrag durchgegeben würden, müssen anders organisiert werden, da auch hier die schriftliche Erteilung eines SEPA-Mandats notwendig wäre.
Neue Standards, neue Probleme, neue Vorteile
Bekanntlich soll durch das SEPA-Regelwerk ein gesamteuropäisch standardisierter Zahlungsverkehr geschaffen werden, der ohne manuelle Eingriffe vonstattengeht. SEPA-Lastschriften legitimiert durch SEPA-Mandate funktionieren europaweit gleich. Der Wegfall alter nationaler Systeme macht den Zahlungsverkehr auch im Inland zunächst etwas komplizierter. Für Unternehmen entsteht Mehraufwand, der sich aber mit der Zeit durch bessere Nachvollziehbarkeit von Zahlungen rechnen soll. Für Endverbraucher bringt die neue Legitimierung durch ein SEPA-Mandat einen Sicherheitsvorteil.
